Software para gestión documental

OnBase : Módulos de Administración

EDM Services (Servicios EDM) Provee la habilidad de almacenar y administrar revisiones de documentos generados por Microsoft Office y otros formatos. Incluye importación múltiples de archivos, control de revisiones, control de versiones, comentarios en documentos, funciones checkin/checkout, incorporación automática, sincronización de revisiones, plantillas de documentos y un portafolios electrónico.

OnBase Workflow (Flujo de trabajo) Provee enrutamiento de documentos electrónicos a través de un flujo de trabajo. Incluye funciones de configuración gráfica, lógica de envío alternativo, cálculo automático de criterios, citas, notificaciones simultáneas, distribución de carga, elaboración de informes, envíos específicos y salidas de VB.

OnBase Web Server (Servidor Web) Provee una interfaz HTML o ActiveX para acceder a documentos almacenados en el sistema OnBase vía Internet, Extranet o Intranet corporativa

OnBase Full-Text Indexing (Indexación de texto completo) Permite integrar un motor de búsqueda para proveer consultas avanzadas en texto completo sobre palabras o frases dentro de COLD, PDFs buscables y muchos tipos de documentos como doc, xls, ppt, html y más. También da la posibilidad de realizar búsquedas difusas, con comodines, con tesauros, y búsquedas que combinen texto completo en documentos y palabras claves.

Firmas Electrónicas OnBase adjunta firmas electrónicas protegidas mediante contraseña a documentos. Adicionalmente mantiene registro de fecha y hora para evitar la alteración o firma fraudulenta de documentos.

Archive Server for SAPTM R/3® (Servidor de archivos para SAPTM R/3® ) permite una integración perfecta entre sistemas SAP R/3 y el sistema OnBase para la recuperación y almacenamiento de documentos.

OnBase Reverse API (API de recuperación) permite al usuario recuperar documentos de OnBase desde otras aplicaciones, a través de OnBase OLE API.

Application Enabler (Habilitador de Aplicaciones) Permite que desde las interfaces de usuario final de otros programas tipo gráfico, Web o de texto se puedan mandar llamar documentos almacenados en OnBase, con el simple hecho de dar doble click sobre algún campo en esa interfaz que haga referencia a documentos dentro de OnBase. Este módulo se puede licenciar por cada aplicación a habilitar o de forma corporativa.

Single Sign-On for Microsoft Active Directory Service Permite a OnBase ser configurado para utilizar las credenciales de autenticación administradas por MS Active Directory. Los servicios de Single Sign-on centralizan y unifican la autenticación hacia múltiples programas de software.

Business Rules Engine Permite a las organizaciones reaccionar rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado, ajustando o agregando nuevas reglas de negocios. Este módulo da la posibilidad a los directivos de crear reglas de negocios que puedan contener valores parametrizables desde un Workflow.

Integration for Microsoft Outlook Permite a usuarios de Microsoft Office interactuar con OnBase a través del cliente de Outlook. Provee a los usuarios la habilidad para guardar e-mails y/o cualquier documento adjunto, simplemente arrastrando el e-mail en un folder de OnBase. Los usuarios también pueden acceder a los documentos desde la interfaz.

Records Management Administra la preservación, disposición y destrucción de carpetas con registros documentales administrados con OnBase, de acuerdo a reglas de negocios propias del organismo que se disparan basadas en la ocurrencia eventos regulados por leyes o una normatividad externa.

Physical Records Management Permite a las organizaciones administrar el seguimiento, localización y acceso a documentos físicos, utilizando OnBase como una interfaz unificada.

E-mail Archive Permite capturar y almacenar todos los e-mails enviados y recibidos en un ambiente MS Exchange o IBM Lotus Domino; utilizando la capacidad nativa de mensajería. Los usuarios con permisos apropiados podrán buscar e-mails a través de sus metadatos o por búsqueda en texto completo.