Software para control de versiones en documentos editables

EDM Services

El módulo OnBase de Servicios EDM proporciona funciones de administración de documentos electrónicos para el almacenamiento y gestión de documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios e imágenes. Las revisiones de los documentos también se manejan dentro de este módulo. Los documentos generados por aplicaciones compatibles con ODMA se almacenan directamente en el sistema OnBase. Incluye funciones de almacenamiento de documentos específicos, control de revisión, incorporación de comentarios y protección y desprotección de documentos.

ODMA es el acrónimo de Open Document Management API. Se trata de una interfaz estándar de la industria para la comunicación entre aplicaciones de escritorio y sistemas de administración de documentos, que permite al usuario almacenar, recuperar y compartir documentos, así como guardar múltiples revisiones. Una de las ventajas de ODMA es que los servicios de gestión de documentos están siempre a disposición del usuario de forma óptima. Estos servicios parecen una ampliación natural de las aplicaciones de escritorio a las que el usuario está habituado.

Los programas de productividad de escritorio más comunes, como Microsoft Office y Lotus SmartSuite, se ajustan al estándar ODMA. ODMA le proporciona a OnBase el soporte necesario para comunicarse con otras aplicaciones. EDM Services (servicios EDM) permite a los usuarios que trabajan con aplicaciones compatibles con ODMA puedan utilizar el propio comando Archivo/Guardar como de la aplicación para guardar un documento abierto directamente en el sistema OnBase.

Aplicación

El usuario puede interactuar con el sistema desde OnBase o desde una aplicación compatible con ODMA. Entre las opciones de usuario se encuentran:
Abrir o crear un documento desde el sistema de archivos del usuario y guardarlo en OnBase. Para guardar el documento, se utilizará la función <Guardar como> del menú Archivo de la otra aplicación. Se abrirá la pantalla de inicio de sesión de ODMA (ODMA Logon) para que pueda guardar el documento en el sistema de archivos o en OnBase. Una vez guardado el documento en OnBase, es posible recuperarlo desde la aplicación de cliente estándar, o bien a través de ODMA, abrir un documento a través del Cliente OnBase, realizar cambios en el mismo y guardarlo de nuevo en OnBase como una revisión o como un documento nuevo. Recuperar un documento desde OnBase y guardarlo de nuevo en el sistema de archivos del usuario.

Es posible importar y almacenar en OnBase cualquier documento que se haya creado anteriormente con otra aplicación. Para importar documentos desde un sistema de archivos, seleccione la función de importación de archivos (File Import). En el cuadro de diálogo de importación de documentos (Import Document), el usuario deberá introducir o seleccionar el nombre del archivo, el tipo de documento y los campos de palabras clave adecuados. Para facilitar el proceso de creación de índices, es posible utilizar la función Autofill Keyword Sets (Introducción automática de conjuntos de palabras clave).

El usuario puede importar un grupo de documentos para su almacenamiento en OnBase, con sólo arrastrarlos hasta el escritorio de OnBase. Por ejemplo, resalte varios archivos en el Explorador de Microsoft y arrástrelos hasta el escritorio de OnBase. Una vez colocados los documentos en el escritorio de OnBase, aparecerá un cuadro de diálogo de importación en el que se mostrará el primer archivo listo para su indización.

OnBase EDM Services permite a los usuarios autorizados realizar modificaciones en los documentos almacenados y guardar dichos cambios. Cuando se recupera un documento de aplicación dentro de OnBase, el usuario puede utilizar las funciones propias de la aplicación nativa para realizar cambios en el documento. El usuario podrá optar por almacenar el documento como nuevo o revisado. OnBase asignará un número a cada revisión y le ofrecerá al usuario la posibilidad de introducir una descripción de los cambios realizados, lo que permitirá al resto de usuarios localizar fácilmente la versión exacta que deseen. Al hacer clic con el botón derecho dentro de una lista de recuperación de resultados de búsqueda de documentos, se mostrarán las opciones para la información de versión y revisión.

Una vez que se ha almacenado un documento en OnBase, es posible tener acceso al mismo de forma rápida e intuitiva a través del Cliente OnBase o a través de la aplicación compatible con ODMA mediante el comando estándar Archivo/Abrir. Una vez que se ha recuperado el documento, el usuario puede realizar una búsqueda de texto, o bien imprimirlo o enviarlo por correo electrónico o por fax directamente desde el escritorio. El documento también se puede enviar a través de OnBase Workflow y publicarlo en la web a través de OnBase Web Server.

La función de protección y desprotección evita que un documento sea objeto de revisiones simultáneas. Cuando un usuario recupera un documento de aplicación del sistema OnBase, el documento se "protege" de forma automática. Mientras esté protegido, otros usuarios sólo podrán recuperar y enviar una versión de "sólo lectura" del documento. Una vez que el usuario original haya cerrado el documento, éste se "desprotegerá", lo que permitirá que otros usuarios autorizados puedan realizar otra serie de modificaciones.

Con Servicios OnBase EDM, resulta ideal compartir documentos almacenados. Cuando varios miembros de una empresa participan en una misma propuesta, Servicios EDM facilita el proceso. Si la propuesta, elaborada inicialmente por un vendedor, necesita el aporte de otras personas para los puntos más delicados, el documento inicial se creará e importará a OnBase mediante Servicios EDM. De esta forma, cualquier persona que esté autorizada a realizar cambios en dicho documento, podrá recuperarlo y revisarlo. El director de producción revisará el contenido de la propuesta, para lo que deberá recuperar el documento mediante las palabras clave que se le asignaron al almacenarlo (fecha, vendedor, cliente potencial, director de producción, etc.). A continuación, el director de producción podrá realizar los cambios que desee en el documento y guardarlo como una revisión del original. También es posible adjuntar comentarios al documento dirigidos a futuros usuarios del mismo. Otras personas pueden actualizar el documento, y OnBase se encarga de controlar todos los cambios que se realicen. El sistema controlará qué personas están trabajando con documentos "protegidos" y mostrará esta información para otros usuarios de OnBase.

Funciones principales

• Capacidad para crear, editar o guardar documentos en aplicaciones compatibles con ODMA.
  
• Integración con aplicaciones de otros fabricantes.
  
• Control de revisión; permite controlar las revisiones sucesivas y realizar un resumen de todos los cambios con cada revisión.
  
• Protección/Desprotección; cuando un usuario tiene un documento "protegido" nadie más podrá realizar cambios en dicho documento hasta que esté desprotegido.
  
• Alta seguridad y asignación de derechos de usuario. Asignación de derechos a usuarios o grupos de usuarios para permitir la recuperación, creación y/o modificación de documentos.
  
• Registro detallado de auditoría; un registro detallado en el que se indica cuándo y quién realizó cambios en los documentos.