Software para digitalización de documentos

OnBase Document Imaging

OnBase Document Imaging (digitalización de documentos) permite capturar documentos en papel y almacenarlos en formato electrónico. Al convertir los documentos en imágenes, OnBase reduce los costos de almacenamiento y permite que los documentos se puedan utilizar y compartir electrónicamente, acelerando el proceso de recuperación de la información. Document Imaging es el proceso mediante el cual se toman los documentos originales (en papel) como, por ejemplo, contratos, solicitudes de préstamos, correspondencia, etc., y se crean imágenes electrónicas de los mismos mediante la digitalización. La digitalización de documentos se puede realizar mediante cualquier escáner compatible con TWAIN o Kofax™. Los documentos se digitalizan (por separado o por grandes lotes) en colas definidas por el usuario. A continuación, los documentos se indexan y archivan en OnBase. La arquitectura cliente/servidor de OnBase permite al usuario digitalizar una cola en una estación de trabajo y archivar esos mismos documentos desde distintas estaciones de trabajo. El acceso a los documentos archivados se realiza mediante OnBase Client.

Aplicación

Los documentos originales se digitalizan en colas como documentos en color, en blanco y negro o escala de grises. Antes de realizar la digitalización, el usuario debe asignar un formato de digitalización a la cola de digitalización. Los formatos de digitalización se pueden configurar y contienen información acerca de los parámetros del escáner:

• Tamaño del papel, contraste, etc.
  
• Formatos de archivo: grupo IV, TIFF, JPEG, BMP, PCX y muchos más.
  
• Configuración del documento: emulación doble, rotación al digitalizar, etc.
  
• Información de indexación.

Los formatos contienen parámetros específicos para los distintos tipos de documentos originales, lo que facilita y acelera el proceso de digitalización. Una vez seleccionado un formato de digitalización, el usuario digitaliza los documentos en la cola de digitalización para que éstos sean verificados e identificados.

La indexación de los documentos se puede realizar de distintas formas. OnBase admite la función de reconocimiento de códigos de barras de Kofax™, lo que permite la indización automática de los documentos durante la digitalización. Se admiten varios tipos de códigos de barras. OnBase cuenta con una función de digitalización interactiva, que permite al usuario indizar manualmente cada documento una vez digitalizado. Es posible indizar un grupo de documentos en el sistema mediante el proceso de indización por lotes.

Los documentos digitalizados que no se han indexado permanecen en la cola de espera de indexación (Awaiting Index). Desde esta cola, es posible visualizar los documentos mediante el visor de imágenes de OnBase e indexarlos mientras están en pantalla. El usuario puede ignorar imágenes, eliminarlas o crear documentos de varias páginas con un simple clic del ratón o mediante la función de arrastrar y colocar para evitar cualquier tipo de redundancia. Los conjuntos de palabras clave constituyen una función única que permite al usuario introducir una sola palabra clave y obtener el resto de las palabras clave automáticamente. Una vez realizada la indización, los documentos estarán listos para otras acciones. Podrá archivarlos o someterlos al proceso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), dependiendo de las especificaciones que se hayan establecido en la cola de digitalización.

Los documentos archivados se pueden visualizar, imprimir y enviar por fax a través de OnBase Client. Mientras se visualizan documentos de imagen, OnBase permite realizar funciones como ampliar, reducir, rotar, invertir, enfocar, ajustar a la ventana, copiar en el portapapeles, guardar como, cambiar el orden de las páginas, recorrer la imagen, enviar imágenes a otros usuarios y agregar anotaciones definidas por el usuario. OnBase permite al usuario "tomar" una página de un documento de imagen y copiarla en otro documento de imagen. Esta arquitectura única dota a OnBase de una potente función de referencias cruzadas, que permite recuperar/visualizar automáticamente toda la información relacionada con una imagen al hacer doble clic en ella, ya sean documentos de aplicación, de imagen o COLD.

OnBase Document Imaging supone un beneficio para cualquier empresa que utilice documentos en papel y que necesite almacenarlos para poder acceder a ellos en línea o archivarlos de forma permanente. Muchas de estas empresas tendrán grandes áreas de almacenamiento para los documentos, como salas de archivo, cámaras de almacenamiento o almacenes externos. La mayoría de las imágenes de documentos originales que llegan a las empresas proceden de fuentes externas o de clientes. Los documentos se suelen almacenar con fines legales o de investigación o para la consulta de los clientes. OnBase Document Imaging acaba con la necesidad de disponer de grandes áreas de almacenamiento y proporciona un almacenamiento de documentos duradero y de fácil acceso.

Con el objetivo de proporcionar una amplia gama de funciones de digitalización además de las ya existentes en el módulo de OnBase Document Imaging, OnBase permite una integración perfecta con productos como Cardiff TeleForm. Esta integración permite a los clientes utilizar las mejores tecnologías existentes para capturar información de un modo eficaz y preciso dentro de sus empresas y desarrollar la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

Funciones principales

• Integración perfecta con otros módulos de OnBase.
  
• Reducción de los costos de recuperación y almacenamiento.
  
• Aumenta la productividad de los empleados al proporcionar un acceso rápido y sencillo a la información.
  
• Compatibilidad con Kofax™ y TWAIN.· Capacidad para digitalizar en una estación y almacenar en varias estaciones.
  
• Capacidad de digitalizar formatos y lotes con un nombre asignado.
  
• Extracción de códigos de barras para una indexación automática.
  
• Funciones para alinear, refinar, enfocar, mezclar e invertir imágenes.
  
• Funciones para rotar al digitalizar y voltear horizontal y verticalmente.
  
• Indexación acelerada mediante la introducción automática de conjuntos de palabras clave (AutoFill Keyword Sets).
  
• Soporte para distintos formatos de archivo.
  
• Emulación doble. · Barrido de directorios.
  
• Capacidad para rotar documentos y guardar la rotación.
  
• Indexación doble.
  
• Capacidad para arrastrar documentos digitalizados hasta documentos de imagen existentes.
  
• Ampliación y reducción de la imagen, tamaño 1 a 1 y ventana panorámica.
  
• Ajuste de imágenes al tamaño de ventana y miniaturas.
  
• Cambio de orden de páginas.
  
• Capacidad para copiar una página en otros documentos de imagen y en el portapapeles.
  
• Función Guardar como.
  
• Capacidad para adjuntar un documento a otros documentos.
  
• Referencias cruzadas a documentos relacionados.

<< Regresar a Módulos de Entrada de Información