Software de gestión documental

Infoviews e-Efficiency es una solución enfocada a resolver los requerimientos de gestión y control de documentos físicos y digitales en todo tipo de empresas e instituciones públicas.

Con Infoviews e-Efficiency usted podrá gestionar el ciclo completo de vida de su información corporativa a través de sus diferentes etapas, que incluyen la generación, digitalización, captura, indexación, control de versiones, almacenamiento, publicación, protección, distribución, enrutamiento, automatización y/o preservación de todos sus documentos e imágenes digitales.

No hay límite en el tipo y cantidad de información que Infoviews e-Efficiency puede administrar, y de manera enunciativa pero no limitativa podría ser facturas, documentos legales, documentos técnicos, declaraciones de impuestos, recibos de nómina, oficios, expedientes de empleados, presentaciones, proyectos, recibos de pagos de servicios, fotografías, correos electrónicos, etc., y que unidos constituyen el Activo Intelectual de las organizaciones.

Infoviews e-Efficiency permitirá que toda la información de su organización, que se encuentra actualmente dispersa en múltiples PCs y servidores (documentos electrónicos) o en múltiples escritorios y archiveros (documentos en papel), ahora pueda ser consultada mediante un sistema Web disponible desde cualquier PC perteneciente a su red, con el simple hecho de entrar por medio del Internet Explorer a su Intranet y capturar su nombre de usuario y contraseña, para que Infoviews e-Efficiency le dé acceso inmediato a la información que necesita.

Algunos otros beneficios de implementar Infoviews e-Efficiency en su organización son:

• Reducción de horas-hombre por búsqueda de documentos.
• Reducción de costos por almacenamiento de documentos en las oficinas, permitiendo que se resguarden en bodegas.
• Mejor organización de la información.
• Control de los documentos físicos y electrónicos.
• Conservación y protección de todo el Activo Intelectual de su organización.
• Reducción de costos de paquetería y mensajería por envío de documentos entre sucursales o a otros usuarios externos.
• Mayor eficiencia en los procesos administrativos internos, pues ahora tendrá total visibilidad de la información y acceso inmediato a ella.

Las ventajas técnicas de Infoviews e-Efficiency son:

• Es una aplicación Web que puede ser accedida desde cualquier PC con acceso al Content Server.
• Permite la generación de perfiles de grupos y usuarios para acceso controlado a la información.
• Incluye una aplicación de digitalización Web, que le permitirá a cualquier usuario que cuente con un scanner conectado a su PC, digitalizar documentos y directamente introducirlos al Sistema de Administración Digital.
• Reducción de costos por adquisición de licencias de programas como MS Office, Acrobat Estándar y más, pues Infoviews e-Efficiency cuenta con los visores de los principales tipos de archivos, lo que permite consultar estos documentos sin necesidad de tener instalados en cada PC sus respectivos programas.
• Su licenciamiento es por usuarios concurrentes, lo que significa que tienen la opción de entrar un grupo amplio de usuarios, limitándose esta entrada al número de usuarios concurrentes o simultáneos adquiridos. Por ejemplo, si adquieren 25 usuarios concurrentes podrían entrar 100 diferentes usuarios, con distintos perfiles de acceso, pero sólo 25 a la vez.
• Permite establecer un control sobre las distintas versiones que existen sobre sus documentos editables más importantes, lo que ayuda a guardar la historia de los cambios en su información.
• Incluye un módulo de digitalización semi-masiva de documentos que agrega funcionalidades al proceso de digitalización como:
  • Creación de PDFs buscables.
  • Captura automática de campos fijos en los documentos mediante OCR zonal.
  • Enderezado de imágenes.
  • Numeración digital de las imágenes.
  • Integración de fondos de agua o sellos a las imágenes.
  • Conversión a distintos tipos de formatos como PDF, TIFF, JPG, BPM, GIF y más.