La digitalización de documentos es el primer paso para resolver requerimientos complejos de negocios.
En TiedCOMM somos fabricantes de innovadoras tecnologías que apoyarán a nuestros clientes para ir más allá, y ahora sí mejorar la operación administrativa diaria adicionando un esquema de trabajo digital, trazable, colaborativo, medible, estandarizado y sin fronteras : TiedCOMM BPC


Servicio de digitalización de documentos

Nuestro servicio profesional de digitalización de documentos le permitirá transformar sus documentos de papel a imágenes digitales con una nitidez idónea y alta compresión.

En TiedCOMM usamos sólo las mejores marcas de scanners profesionales para nuestras digitalizaciones: Kodak Alaris y Fujitsu.


Tipos de digitalización:

  • Digitalización de archivos históricos.
  • Este tipo de digitalización se solicita normalmente cuando se requiere liberar espacio físico, y la información a digitalizar se consulta esporádicamente. Es importante hacer notar que la digitalización por sí sola no sustituye a los documentos originales, si es que estos tienen un valor legal o comercial. Para poder destruir documentos originales es necesario aplicar a los documentos digitalizados una certificación digital bajo la NOM-151-SCFI-2017. Y como punto a resaltar es que una copia de papel y una digital tienen exactamente el mismo valor legal o comercial.


  • Digitalización de archivos de trámite u operativos.
  • La digitalización de los documentos que sirven para la operación diaria, tienen un tratamiento totalmente diferente a los del archivo histórico. En este caso es importante hacer una separación por tipo de documento, para saber qué documentos se tienen y qué documentos faltan para dar cumplimiento a un proceso. La participación de personal In-Plant se recomienda, para tener siempre su información en línea y preferentemente cargada en el sistema de gestión de controles internos (BCM) o de flujos de trabajo (WFM) en tiempo real.





Proceso de Digitalización



Beneficios

  • ACCESIBILIDAD MEJORADA: Los documentos digitales pueden ser accedidos desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de dispositivos electrónicos como computadoras, tabletas o smartphones.
  • AHORRO DE ESPACIO: Los documentos digitales eliminan la necesidad de espacio físico para el almacenamiento de documentos en papel, reduciendo así el espacio necesario para su almacenamiento.
  • MEJORA DE LA SEGURIDAD: Los documentos digitales pueden ser protegidos con contraseñas y cifrado, lo que asegura su privacidad y protección contra posibles pérdidas o daños.
  • REDUCCIÓN DE COSTOS: La digitalización de documentos elimina la necesidad de impresión, copiado y envío por correo, lo que puede resultar en un ahorro significativo de costos.
  • MEJORA DE LA EFICIENCIA: La búsqueda y recuperación de documentos digitales se puede realizar de manera rápida y eficiente, ahorrando tiempo y mejorando la productividad.
  • MAYOR COLABORACIÓN: Los documentos digitales pueden ser compartidos y colaborados en tiempo real, lo que facilita la colaboración entre equipos, departamentos y distintos tipos de usuarios.
  • INTEGRACIÓN DE SISTEMAS: Los documentos digitales se pueden integrar en sistemas de gestión de documentos y flujos de trabajo, lo que mejora la eficiencia y la precisión de los procesos empresariales.
  • SIMPLIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA: Los documentos digitales simplifican el proceso de auditoría al permitir una búsqueda fácil y un acceso rápido a la información relevante.
  • MEJORA DEL SERVICIO AL CLIENTE: Los documentos digitales pueden ser compartidos y accedidos por el personal de servicio al cliente, lo que les permite proporcionar respuestas rápidas y precisas a las preguntas de los clientes.
  • ARCHIVO DURADERO: Los documentos digitales pueden ser almacenados en servidores locales o en la nube, lo que garantiza su durabilidad a largo plazo.
  • ELIMINA LA DUPLICIDAD DE DOCUMENTOS: Los documentos digitales permiten la eliminación de datos obsoletos y duplicados, lo que mejora la calidad de los datos y la precisión de la información. Lea más sobre Expediente Único.
  • CUMPLIMIENTO NORMATIVO: Los documentos digitales facilitan el cumplimiento de las regulaciones y normativas en diferentes sectores, como el financiero, legal y sanitario. Lea más sobre Cumplimento regulatorio.
  • MEJORA LA CALIDAD DE ANÁLISIS: Los documentos digitales pueden ser analizados con herramientas de análisis de datos, lo que permite obtener información valiosa y generar ideas para la mejora de los procesos empresariales y la toma de decisiones operativas. Lea más sobre Decision Views.
  • FACILITA LA MOVILIDAD: La digitalización de documentos permite el acceso a la información empresarial en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la movilidad de los trabajadores y la toma de decisiones en tiempo real. Lea más sobre la app móvil de TiedCOMM.

A partir de 25,000 hojas nuestros servicios de digitalización incluyen SIN COSTO ADICIONAL una versión de nuestro software corporativo de gestión estandarizada de documentos para 1 usuario nombrado.



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